Neun Teams aus ganz OWL haben an Herausforderungen gearbeitet, die von den Verwaltungen der regionalen Kreise und Kommunen eingereicht wurden. Das Finale fand am Fraunhofer IEM in Paderborn statt.
Verwaltung, neu gedacht: Akte Y bringt OWL auf den Weg zur digitalsten Verwaltungsregion Deutschlands
Paderborn, 13. November 2025. Bekannte Probleme mal ganz neu denken: Beim Makeathon „Akte Y“ haben rund 50 Teilnehmende aus Verwaltung, Wissenschaft und Politik zwei Tage lang in neun Teams an konkreten Lösungen für verschiedene Herausforderungen im öffentlichen Sektor gearbeitet. Die Herausforderungen wurden dabei im Vorfeld von kommunalen und Kreisverwaltungen aus OWL eingereicht. Im IoT Xperience Center an der Zukunftsmeile Paderborn wurden gestern die besten Ideen ausgezeichnet. Mit dabei: Eine App zur Koordination von Helfern bei Naturkatastrophen, ein KI-Assistent für den Wissenstransfer im öffentlichen Dienst und ein neues Konzept für Mitarbeitende an der Schnittstelle zwischen Fachabteilungen und Digitalisierungsstellen von Kommunen und Kreisen. Veranstaltet wurde der Makeathon– zusammengesetzt aus den Worten „Make“ und „Marathon“ – vom DigitalBüro OWL, der OstWestfalenLippe GmbH und dem Fraunhofer IEM.
Aus Sicht des DigitalBüros OWL ist das Event für die öffentliche Verwaltung ein entscheidender Schritt nach vorn. „Verwaltung kann Innovation – wenn wir ihr die richtigen Räume dafür geben“, sagt Rainer Vidal, Leiter des DigitalBüros OWL. „Der Makeathon war genau ein solcher Raum, in dem interdisziplinäre Teams mutige Ideen entwickeln, die nicht im Workshop-Ordner verschwinden, sondern in der Praxis erprobt werden können – mit Signalwirkung für die ganze Region.“
Ausgezeichnete Ideen mit Umsetzungsanspruch
Die Gewinnerteams überzeugten mit umsetzbaren Ansätzen, die nicht nur auf technologische Lösungen setzten, sondern den Menschen in den Mittelpunkt stellten. Gewonnen hat der Online-Dienst „KoNoWL“, der es in Krisenfällen erlaubt, Spontanhilfe zu koordinieren. Kommt es etwa in Folge von Starkregenereignissen zu Überschwemmungen und vollgelaufenen Kellern, könnten hier entsprechende Hilfegesuche auf einem schwarzen Brett veröffentlicht werden. So gelangen freiwillige Helfer:innen direkt und mit der richtigen Ausrüstung zu den Einsatzstellen. Entwickelt wurde die Lösung von Katharina Meier (Bezirksregierung Detmold), Franziska Leifeld (Stadt Detmold), Celine Heinze und Maximilian Schüttenmeyer (beide Stadt Bielefeld). Als Preis honoriert die Bilster Berg GmbH diese besondere Leistung und lädt das Gewinner-Team an einem Nachmittag im kommenden Frühjahr zu einem Mobilitäts-Event auf die Test- und Präsentationsstrecke ein. Ebenfalls aufs Treppchen gelangte der KI-Assistent Karli. Bis 2035 geht ein Viertel der Beschäftigten im öffentlichen Dienst in den Ruhestand. Um den damit einhergehenden Wissensverlust auszugleichen, könnten Mitarbeitende durch einen KI-Chatbot zu ihren Herangehensweisen an gewisse Aufgaben befragt werden. Die so gesammelten Informationen würden dann an die Nachfolge weitergereicht werden und so als Wissensspeicher fungieren, so die Idee von Jessica Wulf (Fraunhofer IEM), Elias Ahlenheimer (Stadt Bünde), Simon Peters (Kreis Lippe) und Theresa Stolp (Stadt Paderborn). Beide Herausforderungen waren von der Stadt Detmold eingereicht worden.
Außerdem unter die Top 3 schaffte es ein neues Schnittstellenkonzept zwischen Fachabteilungen und Digitalisierungsstellen der Kommunen und Kreise, die sogenannten „DigiLeader“. Gerade in kleineren Städten und Gemeinden sind die Digitalisierungsstellen oder -beauftragten häufig überlastet. Mit dem Konzept der „DigiLeader“ würden in jeder Fachabteilung besonders digital-affine und kreative Mitarbeitende zu Experten qualifiziert, die ihrer Abteilung bei Digitalisierungsfragen mit Rat und Tat zur Seite stehen und selbst vorbildhaft vorangehen. Das Konzept erarbeitet haben Rosalia Broton, Nikola Müller (beide Kreis Herford), Leonie Winter (Bezirksregierung Detmold) und Lisa Kersting (Kreis Gütersloh).
Die Ideen werden jetzt von den Kommunen geprüft, die die Herausforderungen eingereicht haben. Ziel ist es, dass die Lösungsansätze aus dem Makeathon nicht in der Schublade verschwinden, sondern schnell in Pilotprojekte überführt werden. „Wir haben gesehen, dass die besten Ideen dort entstehen, wo Verwaltung und Innovation, Praxis und Vision, Realität und Experimentierfreude zusammenkommen“, sagt Prof. Dr. Laban Asmar vom Fraunhofer IEM, der als Moderator durch das Programm führte. „Mit dem Makeathon konnten wir die Zusammenarbeit über Stadt- und Verwaltungsgrenzen hinweg fördern und zeigen, wie aus regionalem Miteinander konkrete Impulse für die Zukunft entstehen.“
Vom Formular zum Flow: So soll Verwaltung neu gedacht werden
Insgesamt neun Herausforderungen aus dem Verwaltungsalltag wurden beim Makeathon zur Grundlage für neue Lösungsansätze – von überbordender Bürokratie über fehlende Datenstandards bis hin zu ungenutzten digitalen Services. Nach einem intensiven Auftakttag mit Keynote, Team-Sprints und Zwischenpitches gipfelte das Event am zweiten Tag in einem öffentlichen Finale: Die überzeugendsten Ideen wurden präsentiert, vom Publikum bewertet und von einer hochkarätigen Jury aus Netzwerken, Verwaltung und Wissenschaft ausgezeichnet.
Pressekontakt:
OstWestfalenLippe GmbH
Marius Vinnemeier
Tel. 0521 96733 231
m.vinnemeiernoSpam@owl.gmbh
www.ostwestfalenlippe.de
Über die OstWestfalenLippe GmbH – Gesellschaft zur Förderung der Region
Die OstWestfalenLippe GmbH ist die Agentur für innovative Regionalentwicklung der Stadt Bielefeld, der Kreise Gütersloh, Herford, Höxter, Lippe, Minden-Lübbecke und Paderborn sowie von Wirtschaft und Wissenschaft in OWL. Wir treten dafür an, dass die Region OWL zur stärksten Wirtschaftsregion Deutschlands wird. Dabei konzentrieren wir uns mit dem Verbund aus Wirtschaft, Wissenschaft, Politik und Gesellschaft auf die Fokusfelder „Nachhaltigkeitstransformation”, „Arbeitskräftesicherung & Bildung” sowie „Regionalmarketing & Strategie”.