Gute Praxis in Ostwestfalen-Lippe - Am Beispiel der Potentialberatung der pro office GmbH
Gute Praxis in Ostwestfalen-Lippe - Am Beispiel der Potentialberatung der pro office GmbH aus Lemgo
Foto: pro office
Interviewpartner: Bernd Stracke, Geschäftsführer
Das Unternehmen pro office GmbH hat bereits 2017 eine Potentialberatung in Anspruch genommen und ist im September 2019 in die zweite Potentialberatung eingestiegen.
Wie kam es zu dieser Entscheidung? Was war der Auslöser? Was wollten Sie verändern?
Der Auslöser für die Inanspruchnahme einer Potentialberatung war ein individuelles Gespräch über die Fördermöglichkeiten für kleine und mittelständische Unternehmen. Wir wollten ein komplett neues Lager aufgrund eines Umzuges aufbauen und die internen Strukturen an die neue Lösung anpassen. Die Frage stand im Raum, welche Angebote es für einen unterstützenden und geförderten Beratungsprozess im Unternehmen gibt. Das Instrument der „Potentialberatung“ war mir zu diesem Zeitpunkt völlig unbekannt. Nach einem unkomplizierten Ablauf mit einem erfahrenen Beratungsunternehmen und der Regionalagentur OWL in Lippe wurde uns der Beratungsscheck zeitnah nach einem Erstgespräch ausgestellt. Somit konnten wir direkt loslegen und unsere Prozesse im Bereich der Waren- und Lagerlogistik neu bestimmen und für die Zukunft optimieren. Eine zweite Potentialberatung mit dem gleichen Beratungsunternehmen haben wir im September 2019 gestartet.
Was hat sich in Ihrem Unternehmen konkret durch die Beratungen verändert?
Durch die Potentialberatung konnten wir die Einführung eines neuen Lagerwarenwirtschaftssystems mit unseren individuellen Anforderungen abgleichen und durch eine externe Beratungsfirma analysieren lassen. Parallel dazu musste ein neuer Online-Shop an das Warenwirtschaftssystem angepasst werden. Das geschah alles unter Beteiligung der Mitarbeitenden im Betrieb. Neue Ideen und Maßnahmen wurden gemeinsam erarbeitet und nach Lösungen in den Abläufen wurde gemeinsam gesucht. Der Berater hat es verstanden „alle mit ins Boot“ zu nehmen. Mit der neuen Potentialberatung, die an den vorhandenen Prozess anschließt, erhoffen wir uns wieder so eine gute Zusammenarbeit und positive Ergebnisse. Vorteilhaft für das erneute, gute Gelingen der zweiten Potentialberatung ist sicherlich das gute Vertrauensverhältnis zwischen dem Berater und meinen Mitarbeitenden.
Was war hilfreich, welche Maßnahmen haben gut gewirkt und wirken immer noch?
Viele Empfehlungen aus der ersten Potentialberatung konnten wir gut im Betrieb umsetzten. Die Beratung hat uns geholfen, den Neuaufbau des Lagers und die damit verbundene Verknüpfung mit dem Online-Shop transparenter und effektiver für unser Unternehmen zu gestalten. Der Berater war ein wichtiger Partner im gesamten Prozess und hat uns immer wieder neue Ideen und Lösungen in der Umsetzung aufgezeigt. Ohne die Sicht von außen wäre die Umstrukturierung nicht so gut gelungen.
Wie hat die Belegschaft die Potentialberatung erlebt?
Aus unserer Perspektive heraus war und ist die Potentialberatung ein unbürokratisches und wertvolles Instrument in einem Veränderungsprozess, den wir von außen unterstützen wollten. Zwischen dem Berater und der Belegschaft ist eine vertrauensvolle Arbeitsbasis entstanden, die sehr gut funktioniert hat und immer noch wirkt.
Wie gehen die Beschäftigten mit den Veränderungen um?
Die Maßnahmen sind im Großen und Ganzen gut von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angenommen und umgesetzt worden. Die Beratung gab uns sehr viel Anleitung als „Hilfe zur Selbsthilfe“, so dass nach der Potentialberatung die Maßnahmen gut in die betriebliche Praxis eingeführt werden konnten. Die anschließende, zweite Potentialberatung soll den Prozess weiter optimieren und die Beteiligten zu weiteren Verbesserungen im Betrieb anregen.
Was war Ihr wichtigstes Handlungsfeld?
Unser wichtigstes Handlungsfeld war der Bereich der Arbeitsorganisation. Die Strukturen und Prozesse im Bereich der Lager- und Warenwirtschaft wurden in Kombination mit der Anbindung unseres Online-Shops überarbeitet. Ohne die Fokussierung auf diesen Bereich wäre die Effizienzsteigerung innerhalb der Waren- und Lagerlogistik im Betrieb heute so nicht möglich. Die Digitalisierung der Prozesse spielte dabei eine sehr große Rolle.
Ihr Fazit: Würden Sie sich wieder für die Potentialberatung entscheiden?
Auf jeden Fall. Wir nehmen jetzt schon die zweite Potentialberatung in Anspruch, auch um uns stetig zu verbessern. Die Empfehlung zur ersten Potentialberatung kam zum richtigen Zeitpunkt. Der gesamte Ablauf der Potentialberatung von der Beratung durch die Regionalagentur OWL in Lippe bis hin zur Abrechnung der Förderung bei der Bezirksregierung Detmold verlief sehr unkompliziert und unbürokratisch.
Vielen Dank für das Interview. Geführt mit Petra Biernot, Regionalagentur OWL
Zum Hintergrund
Bernd Stracke ist Mitgründer und Geschäftsführer der pro office Büro- und Objekteinrichtung Vertriebsgesellschaft mbH in Lemgo. Die pro office GmbH wurde im Dezember 1990 von den Kaufleuten Roland Fellmer, Michael Kahl und Bernd Stracke gegründet. Im März 1991 fand die Geschäftseröffnung im Stammhaus Lemgo statt. Das Unternehmen verfügt heute über insgesamt elf Standorte in Nordrhein-Westfalen und Niedersachsen. Im Portfolio befindet sich zudem ein Online Shop. Mittlerweile beschäftigt pro office Büro + Wohnkultur rund 160 Mitarbeiter in Vertrieb, Planung, Marketing, Verwaltung und Logistik.
Das Unternehmen pro office hat in den letzten drei Jahren erfolgreich zwei Potentialberatungen durchgeführt und wurde dabei von Thomas Dreikandt, Regionalagentur OWL für den Kreis Lippe, unterstützt.