Webinar „Herausforderung Homeoffice – wie können kleine und mittelständische Unternehmen den Wissensaustausch und –transfer unterstützen?

22. April | Kreis Lippe

27. April | Stadt Bielefeld

29. April | Kreis Paderborn

Aufgrund der derzeitigen Situation können keine Präsenzveranstaltungen stattfinden. Das Kompetenzzentrum Frau und Beruf OWL möchte mit Webinaren in dieser Zeit den Unternehmen aus der Region Ostwestfalen Lippe dennoch Themen anbieten, die aktuell in den Betrieben eine Rolle spielen.

Der unvorbereitete Wechsel ins Homeoffice aufgrund der Corona-Pandemie stellt kleine und mittlere Unternehmen vor die Herausforderung, das wertvolle Erfahrungswissen der Beschäftigten immer zur richtigen Zeit verfügbar zu haben und handlungsfähig zu bleiben. Mit welchen Tools und Methoden der Wissenstransfer aus dem Homeoffice heraus gestaltet werden kann, stellte Lisa Augustin, Beraterin bei der SynartIQ GmbH aus Bielefeld, in drei inhaltsgleichen Webinaren im April vor.

Nach der Darstellung einiger wissenschaftlicher Grundlagen zum Thema Wissen (Unterschied implizites und explizites Wissen, Faktenwissen und Erfahrungswissen u.a.) ging es im Webinar zentral um die Nutzung einer Wissenslandkarte, um Wissen besser strukturieren zu können. Diese hilft dabei, herauszuarbeiten und zu dokumentieren, welche Wissenskategorien in den Unternehmen oder Institutionen überhaupt vorhanden sind. Hierzu gehört beispielsweise Wissen in den Kategorien Arbeitsorganisation, Fachwissen, persönliche Netzwerke, Führungs- sowie Projektwissen und die Unternehmenskultur.

Eine solche Wissenslandkarte auf Basis der vorgenannten Kategorien kann als Mindmap inhaltlich gefüllt und dokumentiert werden, was bspw. durch die Software „xMind“ unterstützt werden kann. Individuelle Personen, die vorübergehend oder dauerhaft das Unternehmen oder die konkrete Position verlassen, können eine individuelle Wissenslandkarte für ihre bisherige Tätigkeit erstellen. Genauso gut kann aber auch ein ganzes Team eine Wissenslandkarte erstellen, um das erforderliche Wissen innerhalb des Teams zu dokumentieren und so allen verfügbar zu machen.

Spätestens nach Erstellung der Wissenslandkarte wird auch deutlich, ob und wo es ggf. zu Engpässen kommen kann, weil derzeit nur eine Person über Schlüsselwissen verfügt. Hier kann schnell gegengesteuert und Wissen geteilt werden, damit zukünftig mehrere Personen das erforderliche Fachwissen oder auch implizite Wissen beherrschen, welches Voraussetzung für weiterführende Tätigkeiten von Kolleginnen und Kollegen darstellt.

Anschließend kann ein zeitlich und inhaltlich strukturierter Transferplan eine gute Möglichkeit sein, um sich einen Überblick zu verschaffen, welches Wissen von welchen Kolleginnen und Kollegen an wen weitergegeben werden sollte, damit ein etwaiger Ausfall von einer zentralen Figur die Arbeit nicht mehr zum Erliegen bringt.

Die Referentin unterschied bei den Transfermethoden ebenfalls zwischen drei Säulen: Zum einen ist naheliegend die Kommunikation als erste Säule, wo in Form von Dialogen, Schulungen sowie Veranstaltungen Wissen vermittelt wird. Die zweite Säule ist die Kodifizierung, hierzu gehören das Projekt-/Prozessmanagement, Checklisten oder Vorlagen. Die Organisation ist die dritte Transfermethode. Dazu zählen zentrale Laufwerke, Datenbanken, Suchmaschinen und die Themenverantwortlichen.

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass ein Wissenstransferprozess aus folgenden Bestandteilen aufgebaut werden kann:

-   Wissen wird gesammelt und strukturiert (Wissenslandkarte).

-   Relevantes Wissen wird identifiziert.

-   Auf dieser Grundlage wird die passende Transfermethode ausgewählt und das Wissen transferiert und dokumentiert.
    Transfermethoden können sein: „Erklär-Videos“, Dokumentation von Prozessen in Präsentationen (ggf. auch als PowerPoint Präsentation), QM-Handbücher, VR-Brillen (mithilfe der eingebauten Kamera
    können z.B. gut Prozesse dokumentiert werden, wenn die Hände für die Demonstration, bspw. Standardreparatur einer Maschine, beide benötigt werden).

Dank verschiedener virtueller Tools konnten die Teilnehmenden des Webinars sehr oft mit eingebunden werden und ihre Fragen und Erfahrungen aktiv in die Gruppe einbringen.

Die von Frau Augustin erläuterten Methoden können in unterschiedlichen Szenarien eingesetzt werden, wie bspw. für die Übergabe von Aufgaben beim Wechsel von Beschäftigten in Elternzeit an ihre Vertretungen und wieder zurück sowie wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder neue Positionen besetzen. Auch beim Job-Sharing oder flexiblen Arbeitszeitmodellen, in denen mehrere Personen Zugang zu Unternehmenswissen benötigen, können diese Methoden zur Dokumentation von Prozessen und Projektabläufen sowie dessen Transfer von Bedeutung sein.

Das Webinar „Herausforderung Homeoffice – wie können kleine und mittelständische Unternehmen den Wissensaustausch und –transfer unterstützen?“ konnte in dieser Form drei Mal durchgeführt werden, jeweils moderiert von der für den Kreis bzw. die Stadt zuständige Kollegin (Kreis Lippe: Tabea Mälzer; Stadt Bielefeld: Christina Rouvray; Kreis Paderborn: Dr. Angela Siebert).

Referentin Lisa Augustin | Leitung Beratung SynartIQ GmbH, Bielefeld
Bildrechte: SynartIQ GmbH