Die Digitalisierung der Verwaltung ist keine Zukunftsfrage mehr – sie ist Gegenwart. Und sie braucht dringend frische Ideen, mutige Menschen und ein starkes Miteinander. Genau das hat der Makeathon „Akte Y“ im November 2025 ermöglicht: Zwei Tage lang arbeiteten kreative Köpfe aus Verwaltung, IT, Wissenschaft, Bildung und Gesellschaft an echten Herausforderungen aus Städten und Gemeinden in Ostwestfalen-Lippe – intensiv, interdisziplinär und mit spürbarem Gestaltungswillen.

Das Ypsilon im Titel ist dabei Programm. Es steht für das englische why und damit für die Frage: „Warum eigentlich so – und nicht anders?“ Diese Haltung prägte den gesamten Makeathon und führte zu neuen Perspektiven, Prototypen und konkreten Lösungsansätzen für die Verwaltung von morgen.

📆 Dienstag, 11. November – Mittwoch, 12. November 2025
📍 Fraunhofer IEM, Zukunftsmeile 1, 33102 Paderborn
📍 IoT Xperience Center, Zukunftsmeile 2, 33102 Paderborn (Final-Pitches)

💡Akte Y Makeathon? Einfach erklärt!

Wir brechen die Grenzen im Ökosystem auf und starten mit den kreativsten Köpfen aus unterschiedlichsten Bereichen der Verwaltung, Öffentlichkeit, Wissenschaft, Bildung und Wirtschaft einen Wettbewerb um die beste Innovation für unsere Herausforderungen in der Verwaltung!

• 1 Wettbewerb 
• 5 - 20 interdisziplinäre Teams
• 2 Tage agiles Arbeiten, Netzwerken und 
• den Innovationsgeist wecken
• 1-10 Challenges
• 1 Gewinner pro Challenge

Ein Event mit Mitarbeitern, Bürgern, Öffentlichen Vertretern, Innovationsinteressierten, Experten, jungen Talenten, professionellen Coaches und vielen mehr…

­🙌 Was wir gemeinsam bewegt haben

Zwei Tage voller Energie, Austausch und kreativer Arbeit: Beim Makeathon standen neun reale Verwaltungs-Challenges im Mittelpunkt, die von neun Teams bearbeitet wurden. Eröffnet wurde der Makeathon von Laban Asmar (Fraunhofer IEM), der mit seiner Keynote und der Einführung ins Format den Auftakt setzte. Danach fanden sich die Teams zusammen, wählten Teamnamen und lernten ihre Challenges durch die jeweiligen Teampaten kennen.

Darauf folgte eine intensive Arbeitsphase: Erste Ideen wurden entwickelt, verworfen, neu gedacht und weitergeschärft. Am Nachmittag präsentierten alle Teams ihren Zwischenstand im ersten Zwischenpitch. Hier entstand bereits ein spürbarer Wettbewerbscharakter – und gleichzeitig wertvolles Feedback aus der großen Runde. Bis in den Abend hinein arbeiteten die Teams konzentriert weiter.

Der zweite Tag startete mit einem kurzen Warm-up, einem Papierflieger-Wettbewerb, bevor erneut an den Lösungen und finalen Präsentationen gearbeitet wurde. Der Austausch mit den Teampaten half dabei, die Ansätze zu präzisieren und zu finalisieren.

Um 16 Uhr erfolgte der Abgabeschluss für die finalen Pitches. Anschließend präsentierten alle Teams ihre Ergebnisse im IoT Xperience Center vor der Jury: Wolfgang Marquardt (OWL GmbH), Laban Asmar (Fraunhofer IEM), Dr. Jennifer Schneider (CDO, Kreis Paderborn) und Dr. Martin Rabe (Fraunhofer IEM). In vier Minuten komprimierten die Teams zwei Tage intensiver Arbeit – und überzeugten mit vielfältigen, praxistauglichen und mutigen Ideen.

Die Gewinnerteams 2025 🏆

1. Platz – „KoNoWL“: Online-Dienst zur Spontanhilfe in Krisenfällen

Das Gewinnerteam entwickelte einen digitalen Dienst, der bei Naturkatastrophen oder lokalen Schadenslagen spontane Hilfe koordiniert. Hilfegesuche können wie auf einem digitalen Schwarzen Brett eingestellt werden – freiwillige Helfer:innen gelangen so schnell und mit der richtigen Ausrüstung zum Einsatzort.

Team: Katharina Meier (Bezirksregierung Detmold), Celine Heinze und Maximilian Schüttenmeyer (beide Stadt Bielefeld), Franziska Leifeld (Stadt Detmold)

2. Platz – „Karli“: Ein KI-Assistent für Wissenstransfer in der Verwaltung

Der KI-Assistent „Karli“ soll den Wissensverlust durch den bevorstehenden Generationenwechsel im öffentlichen Dienst abfedern. Mitarbeitende werden dabei per Chatbot zu ihrem Erfahrungswissen und ihren Vorgehensweisen befragt. Diese Informationen werden strukturiert erfasst und für nachfolgende Kolleg:innen bereitgestellt – als digitaler Wissensspeicher, der Wissen langfristig sichert und zugänglich macht.

Team: Jessica Wulf (Fraunhofer IEM), Elias Ahlenheimer (Stadt Bünde), Simon Peters (Kreis Lippe) und Theresa Stolp (Stadt Paderborn)

3. Platz – „DigiLeader“: Ein neues Schnittstellenkonzept für die kommunale Digitalisierung

Das Konzept sieht vor, in jeder Fachabteilung besonders digital-affine Mitarbeitende als „DigiLeader“ zu qualifizieren. Sie fungieren als Multiplikator:innen, beraten bei Digitalisierungsfragen und stärken den Wissensaustausch zwischen Fachabteilungen und Digitalisierungsstellen.

Team: Rosalia Broton, Nikola Müller (beide Kreis Herford), Leonie Winter (Bezirksregierung Detmold) und Lisa Kersting (Kreis Gütersloh)

👩‍💻 Wer konnte mitmachen?

Challenge-Geber:innen sind Menschen oder Organisationen aus der öffentlichen Verwaltung, die ein konkretes Problem identifiziert haben – sei es ein ineffizienter Prozess, ein Medienbruch, eine Service-Lücke oder ein fehlender digitaler Zugang. Wer eine Challenge einreicht, ermöglicht Veränderung – ganz ohne selbst ein fertiges Konzept haben zu müssen. Optional können Challenge-Geber:innen auch Teampat:innen sein.

Team-Pat:innen begleiten ein Team durch die zwei Tage und sorgen dafür, dass die Lösung nah an der Praxis bleibt. Sie beantworten Fragen, bringen Hintergrundwissen ein und helfen dem Team, nicht am Verwaltungsalltag vorbei zu entwickeln.

Teilnehmende kommen aus ganz unterschiedlichen Bereichen: Verwaltung, Wissenschaft, Design, Programmierung, Projektmanagement oder einfach mit einer guten Portion Neugier. Wichtig ist nicht, ob und was man studiert hat – sondern ob man gemeinsam gestalten möchte.